日常企业在经营过程中，都会涉及到合同管理与收款的事项，中小企业在发展当中，一心只念着赚钱，常常会忽略了公司内部合同的管理。有些企业在签订合同时，都会忽略一些小细节，或因为是“熟人”介绍业务，双方口头约定就开始接订单生产，甚至一些企业的合同是套用了网上搜索合同模版，合同内容一字不改便拿去与客户签章，导致后面与客户发生不必要的纠纷。

​
案例一：XX公司经熟人介绍的业务：XX机器的生产制造，双方一见如故聊得十分愉快，就决定了先按客户提出的一个基本标准订做一台机器，在使用过程中如有地方需要调整的，厂家再去调整。双方在签订合同，合同内容：一台XX机器，付款方式为：费用在验收合格后支付。
首台机器送到客户公司使用，客户在使用过程中，机器陆续出现了一些小毛病，厂家亦一直按客户要求去整改，后面厂家根据客户的要求陆续生产机器。此时，厂家认为第一台机器客户已经在使用了，其余的还在生产当中，第一台的费用应该要支付了。客户却认为机器存在不少的毛病，验收未通过，这钱不能付，双方多次沟通无结果，最后决定诉讼。

专家解答：
企业一般发生纠纷的都是以下三类纠纷：1、劳动纠纷；2、合同纠纷；3、股权纠纷。一般纠纷解决的地方可选择本地法院、仲裁庭，或合同履行地的法院。企业在发展过程中应该规范内部的管理，建立合同管理制度，完善合同内容、动态监督合同履行。
1、业务伙伴的基本调查，先货后款是很多中小企业无奈的选择，但客户的信用管理是非常重要的，对于初次交易的客户，有必要做简单的尽职调查。调查方式可以参考以下的做法：

1）在“中国执行信息公开网”查询对方有无被全国法院列为执行人的案件，有无被列为失信人或被限制高消费；

2）“裁判文书网”进行简单调查；

3）企业信用网查询，比如天眼查、企查查、国家企业信用信息公示系统等网站进行查询。提前进行一些调查，后面就可以有效避免风险。
2、合同签订环节，发生交易必须有合同，包括合作期间新增的交易，因为合同是以后发生纠纷时维权的重要凭证，相应的还有发货单、验收单等。
3、规范内部管理，建立合同管理制度。企业公章管理与合同中需要注意的一些条款：
1）公章的管理，专人管章，空白纸上不能乱盖公章，公章盖章登记等；公章对于外部使用时，双方签订合同时当面盖章，尽量不要采取事后邮寄合同给客户盖章，或者采用电子章。
2）合同中需要注意的一些条款：
结算方式、付款时间、货物交付等，比如发货后几天内验收，超期视为货物无质量问题。
合同中的违约责任，比如逾期付款的应承担违约金、滞纳金，违约方应赔偿以后追讨债务时发生的诉讼费、律师费等，发生纠纷时哪个法院管辖等。
送达方式，比如微信号、手机号、电子邮箱、地址，指定收货人、付款人等，要在合同中明确约定。一般微信聊天记录可作为证据，但微信截图不能算，采取邮寄送达方式送达的，要保留快递单，并且快递单上注明是什么文件。

3）定期对账、及时核查往来款项可以参考银行做法，定期向对方发送对账单。银行具体怎么做的？往电子邮箱发送对账单，简便易行。邮件寄送对账单也行，按照合同上约定的送达方式。
对于发生逾期的货款，一定要及时对账，在对方还认账的时候，让对方签下欠条或还款协议书，保存证据。
4）分级运用法律手段催账款，可以参考银行催收流程。到期未付，应及时通过电话催收，短信催收；超期一个月未付，发催收函；超期二个月未付，发第二封催收函，和客户面谈，并且停止继续发货，避免损失扩大；超期三个月未付，接洽律师，开始收集证据，准备起诉；超期六个月未付，起诉催收，同时申请财产保全，查封对方银行账户、房产、机器设备等。
催收函技巧：发送催收函时，要在EMS信件封面注明是催收函，并且保留快递单。对于还在继续经营的企业作用，因为逾期付款会扩大损失，引发诉讼纠纷会影响企业信用，但对于恶意欠款的企业和个人几乎没作用，应及时起诉维权，冻结财产，防止跑路。

作者：李涛律师